Trong đời sống giao tiếp của mọi người giữa xã hội hiện nay, thư là một phần phổ biến và quan trọng. Thư có nhiều dạng như thư thân mạt, thư cá nhân, thư giao dịch, thư thương mại… Tuy nhiên mặc dù có nhiều loại thư nhưng sẽ có cấu trúc chung. Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết thư bằng tiếng Anh đơn giản và chuẩn nhất mà bạn có thể áp dụng với bất cứ thể loại nào.

Form viết thư tiếng Anh chuẩn

1. Cấu trúc chung của bức thư bằng tiếng Anh

1.1. Heading

Heading hay còn gọi là tiêu đề. Phần này sẽ là tên của bức thư mà bạn muốn gửi.

1.2. Inside address

Địa chỉ bên trong (Thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật.)

- Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

- Ngày tháng: Trong tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết ngày tháng. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

- Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

- Cách xưng hô đầu thư: Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

1.3. Body

Phần thân của bức thư được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

1.4. Complimentary close

Phần cuối thư nếu giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly.

Kèm thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết.

Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2..

Tùy thể loại thư sẽ có cách diễn đạt khác nhau

2. Một số lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh

- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen.

- Không sử dụng từ thông tục, tiếng lóng, các từ thân mật ví dụ như: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật.

- Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.

- Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

- Cuối thư: Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”. Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

3. Những bức thư tiếng Anh mẫu kinh điển

A. Một bức thư chia buồn được xếp vào hàng kinh điển đó là bức thư nổi tiếng Abraham Lincoln viết cho bà Bixby, mẹ của năm người con trai đã hy sinh về tổ quốc.

Washington, November 21, 1864.

Dear Madam:

I have been shown in the files of the War Department a statement of the Adjutant-General of Massachusetts that you are the mother of five sons who have died gloriously on the field of battle. I feel how weak and fruitless must be any words of mine which should attempt to beguile you from the grief of a loss so overwhelming. But I cannot refrain from tendering to you the consolation that may be found in the thanks of the Republic they died to save.

I pray that our Heavenly Father may assuage the anguish of your bereavement, and leave you only the cherished memory of the loved and lost, and the solemn pride that must be yours to have laid so costly a sacrifice upon the altar of freedom.

Yours very sincerely and respectfully,

Abraham Lincoln.

B. Bức thư Robert E. Lee, khi ông là hiệu trưởng trường Đại học Washington, viết cho cha của một sinh viên bị chết đuối.

Ví dụ:

Washington College, Lexington, Virginia,

March 19, 1868.

My dear Sir:

Before this you have learned of the affecting death of your son. I can say nothing to mitigate your grief or to relieve your sorrow: but if the sincere sympathy of his comrades and friends and of the entire community can bring you any consolation, I can assure you that you possess it in its fullest extent.

When one, in the pureness and freshness of youth, before having been contaminated by sin or afflicted by misery, is called to the presence of his Merciful Creator, it must be solely for his good. As difficult as this may be for you now to recognize, I hope you will keep it constantly in your memory and take it to your comfort; pray that He who in His wise Providence has permitted this crushing sorrow may sanctify it to the happiness of all.

Your son and his friend, Mr. Birely, often passed their leisure hours in rowing on the river, and, on last Saturday afternoon, the 4th inst., attempted what they had more than once been cautioned against--to approach the foot of the dam, at the public bridge. Unfortunately, their boat was caught by the return-current, struck by the falling water, and was immediately upset. Their perilous position was at once seen from the shore, and aid was hurried to their relief, but before it could reach them both had perished. Efforts to restore your son's life, though long continued, were unavailing. Mr. Birely's body was not found until next morning.

Their remains were, yesterday, Sunday, conveyed to the Episcopal church in this city, where the sacred ceremonies for the dead were performed by the Reverend Dr. Pendleton, who nineteen years ago, at the far-off home of their infancy, placed upon them their baptismal vows. After the service a long procession of the professors and students of the college, the officers and cadets of the Virginia Military Academy, and the citizens of Lexington accompanied their bodies to the packetboat for Lynchburg, where they were placed in charge of Messrs. Wheeler & Baker to convey them to Frederick City.

With great regard and sincere sympathy, I am,

Most respectfully,

R. E. Lee.

Hạn chế viết tắt khi viết thư bằng tiếng Anh

C. Reply to a friend on his interest in the English

5, Market Street

Ipoh

15th May, 19...

Dear Ali,

Thank you for your delightful letter which came a short while ago. I am pleased to learn of the new interest you feel in the English language, for it is the first step in your journey to success. No one, in his right senses, can deny that proficiency in English is essential to personal progress and happiness today.

One of the ways of improving your English is to read books on a variety of subjects. If you read books on one or two subjects only, your vocabulary will not expand fast enough. As you might know the English vocabulary consists of more than 600,000 words. Each subject has its own vocabulary. Therefore, the more subjects you read in English and more words you will learn to express yourself with greater ease and satisfaction.

You should also learn the basic rules of grammar. It is indeed difficult to write English confidently without some knowledge of grammar. The simplest books on English Grammar are those written by Milon Nandy. They can be found in any book shop. I am sure you have seen many of them.

Please write to me again if you need any help. Though I am not a master of the English language, yet I think I can be of some help to you.

Yours sincerely,

Marvin

D. Letter of thanks to a teacher

Lake View School,

7, Main Road

Penang

15th August, 2004

Dear Miss Jane,

As you are aware, I did very well in my last examination. I now wish to thank you for all the good work that you had done for me and for all the others in the class.

You must believe me when I say that we found your lessons very interesting, and your kind words were an added inspiration to us to study hard.

I am sure it was only because of your good work that I and many others in the class did so well in the examination. I shall always remember you with affection, gratitude and respect as well my friends who passed the examination together with me.

You are indeed a teacher of outstanding calibre and it is a unique privilege to be taught by you.

Yours loving student,

Ruby Nandy

E. Declining an invitation to a wedding

15, Jalan Multan,

Muar, Johor,

6th April, 19...

Dear Swee Moi,

Thank you for asking me to attend your sister's wedding on the 10th of this month. Your sister is indeed very lucky, and I am sure that the wedding will be an event to remember. I would certainly like to attend such a wedding, but as you know, my mother is still very ill and I have to be near by to attend to her needs.

You must therefore excuse me from attending the party. I shall try to meet your lovely sister and the new member of your family, your brother-in-law, as soon as I am able to do so.

Your loving friend,

Kamanah

Các bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu thư tiếng Anh hay tại đây.

Hi vọng với những chia sẻ được đề cập ở trên, bạn sẽ biết cách viết thư bằng tiếng Anh chuẩn nhất để chuyển tải được những thông tin mà mình muốn đề cập trong thư.